قبل أن نتحدث عن خطوات المشروع الناجح، علينا أن نشير إلى أن النجاح في المشاريع يتلخص في تحقيق المشروع أهدافه التي أُنشئ من أجلها. وسنتعرف في هذه المقالة على أبرز 10 خطوات لنجاح مشروعك.
إليك مجموعةً من أهم خطوات المشروع الناجح:
إن أولى خطوات بناء مشروع ناجح هي تحديد الأهداف التي يسعى المشروع إلى تحقيقها. ومن المهم أن تكون هذه الأهداف واضحةً وتحقيقها ممكنًا وليس مستحيلًا. فعلى سبيل المثال، إن كان هدف المشروع هو كسب مليون دولار كل شهر، فهو مشروع فاشل بالتأكيد.
ويساعدك في تحديد أهداف واقعية أن تطلع فريق عملك على ما ترغب بتحقيقه وعلى طبيعة اهتمامات الجمهور الذي سوف يستهدفه مشروعك، فذلك يتيح لهم الفرصة لتقديم الاقتراحات المناسبة.
بعد ذلك، يمكنك الاستعانة بالخبراء وأيضًا بأدوات مؤشرات الأداء الرئيسة (Key performance indicators - KPIs) لتقييم مدى نجاحك في تحقيق الأهداف.
2. توظيف مدير مشاريع ذي خبرة
رغم أنه بإمكانك فهم النظريات الإدارية للمشاريع وربما تطبيقها أيضًا، فأهمية امتلاك خبرة في هذا المجال تعد من أهم خطوات المشروع الناجح أو الخطوة الأهم على الإطلاق.
فمن أبرز ميزات مدير المشروع الذي لديه خبرة في هذا المجال هي معرفته طريقة انشاء مشروع ناجح وكيفية التعامل مع المشكلات التي قد تطرأ على العمل يوميًا.
فالمدير الناجح يستطيع مواجهة المشكلات التقنية التي تتعلق بالمشروع إضافةً إلى ما قد يواجه فريق العمل من تحديات، أي يجب أن تكون لديه مهارات وخبرات قيادية أيضًا، وذلك عادةً ما يميز المديرين ذوي الخبرة.
3. التخطيط الجيد
يميل بعض أصحاب المشاريع الجديدة إلى القفز إلى خطوة التنفيذ دون إعطاء خطوة التخطيط ما تحتاجه من تفكير ووقت وبحث وحتى جهد، وبذلك يكون قد أهمل واحدة من أهم خطوات المشروع الناجح.
ولتجنب ذلك، يجب تخصيص وقت كاف في قائمة مهام العمل للتخطيط للوصول إلى طريقة مشروع ناجح بالبحث في الخطط التي طبقتها المشاريع الأخرى ومقارنتها ومعرفة سلبياتها وإيجابياتها، ثم وضع الخطة المناسبة للمشروع وأهدافه قبل الانتقال إلى خطوة التنفيذ.
4. إدارة المخاطر الإدارية بعناية
لا يخفى على المتخصصين في المجالات الإدارية أن العمل قد يواجه بعض العراقيل أو المخاطر أثناء المرحلة التنفيذية من أي طريقة مشروع ناجح. ولمواجهة هذه العراقيل، يجب الحرص على وضع خطة لإدارة المخاطر وتحضيرها بعناية أثناء مرحلة التخطيط.
ويجب أيضًا إعلام المعنيين بها ليستطيعوا تطبيقها على الفور في حالة حدوث أي مشكلة طارئة، وذلك لضمان عدم توقف سير العمل.
5. اختيار فريق عمل ملتزم
على المديرين أن لا يغفلوا عن أهمية هذه الخطوة من خطوات المشروع الناجح، ففريق العمل الملتزم يعد أساسيًا لتحقيق النجاح، فأي خطة عمل تكون عرضةً للفشل إن لم يكن أعضاء الفريق من مديرين وإداريين وموظفين يحملون هدفًا واحدًا ويلتزمون به، وهو نجاح المشروع.
ومن المهم أيضًا وضع كل شخص في مكانه المناسب؛ فعلى سبيل المثال، من لديه خبرات تنفيذية يجب أن لا يكون في منصب إداري، فذلك مهم في نجاح المشاريع.
6. ضمان التواصل الفعال بين الفريق
من المهم أن يكون بين أعضاء فريق العمل من مديرين وموظفين تواصل فعال، فذلك من أهم خطوات انشاء مشروع ناجح. ومن ضمن أساليب التواصل التي يجب الالتزام بها هي عقد الاجتماعات الدورية.
ويجب أيضًا فتح المجال للتواصل الفعال بأساليب بعيدة عن الرسمية التي تتسم بها الاجتماعات، وذلك على سبيل المثال بشرب الشاي في مكتب المدير بين حين وآخر للاطلاع مع الموظفين على سير العمل وتقييمه.
7. تنظيم سير العمل
من المهم أن يتبع فريق العمل في المشروع الناجح خطةً منظمةً لسير العمل ويلتزم بها طوال مدة المشروع، فذلك يقلل احتمال حدوث أمور غير متوقعة ويحدد التوقعات التي على كل موظف وضعها بعين اعتباره فيما يتعلق بساعات العمل ومهامه.
إضافةً إلى ذلك، فوضع خطة محددة لسير العمل ينظم عملية التواصل بين الزملاء، إذ إن كلًا منهم يعرف مهمته المحددة وما يريده من زملائه الآخرين لإنجازها بنجاح.
8. متابعة النتائج العملية
بعد البدء بتنفيذ خطة العمل، عليك بمتابعة نتائج التقدم. ورغم أن بعض المديرين وأصحاب المشاريع يميلون إلى التركيز في المهمة التي بين أيديهم، فذلك يعد أسلوبًا غير سليم لنجاح المشاريع كونه يعرضك إلى تجاوز الأوقات المحددة لإنجاز المهام الأخرى.
إذ يجب متابعة تقدم جميع جوانب العمل باستمرار والحرص على معرفة سيرها وما تحقق من تقدم فيها حتى الآن.
9. استخدام البرامج الحاسوبية للإدارة
لاستخدام البرامج الحاسوبية المخصصة لإدارة المشاريع دور لا يمكن تجاهله، فهي تؤدي وظائف عديدة وتسهم في نجاح المشاريع.
ومن ضمن هذه الوظائف منع حدوث الأخطاء الحسابية في المعادلات وتقليل احتمال حدوث أخطاء أخرى، وإظهار ما حققه المشروع على مؤشرات الأداء.
إضافةً إلى ذلك، فهي سهلة الاستخدام بين أعضاء الفريق كافةً وتمكّنهم من الاطلاع على جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بالمشروع. ومن أبرز خصائص هذه البرامج الآتي:
متابعة تقدم المهام وإصدار تقارير دورية بذلك
مراقبة الإنتاج
متابعة النفقات وإدارة الميزانية
10. إغلاق المشروع (Closure of project) بطريقة احترافية
إن الخطوة الأخيرة من خطوات المشروع الناجح هي الالتزام بالاحترافية عن إغلاقه، فإن لم يغلق المشروع في وقته المحدد بالاتفاق مع العميل، فسيستمر هدر المصادر دون هدف.
إذ يجب عقد اجتماع مع العميل وإعلامه بأن المشروع قد تم وحقق جميع البنود المهمة للنجاح وهو الآن جاهز للانطلاق. ويجب أيضًا كتابة وثيقة بذلك وتوقيع الطرفين عليها لتسليم المشروع للعميل.
وينصح بإنشاء استبانة لتقييم رضا العميل عن الخدمة المقدمة لتخزينها في سجلات الشركة التي اتبعت طريقة انشاء مشروع ناجح والعودة إليها مستقبلًا لتقييم مدى تطور الشركة.
بعد أن تعرفنا على خطوات المشروع الناجح، ننتقل إلى الحديث عن المهارات اللازمة في الشخص الذي يحدد طريقة انشاء مشروع ناجح. ومن أبرز هذه المهارات الآتي:
على المدير الناجح امتلاك المهارات القيادية للتمكن من تحقيق النجاح في مشاريعه، وذلك يتطلب منه أن يتحلى بالذكاء العاطفي (Emotional intelligence) كونه سوف يتعامل مع فريق العمل مباشرةً.
وتتضمن الوظائف القيادية التي على المدير أن يكون ماهرًا بها الآتي:
متابعة عمل الفريق
المشاركة الفعلية في العمل
حل المشكلات التي تواجه الفريق
فعند عدم التعامل مع الموظفين وإدارة شؤونهم، قد تحدث غيابات كثيرة عن العمل، مما يؤدي إلى تعطل سيره وفشل كثير من خطوات المشروع الناجح التي تتطلب التعاون بين جميع الموظفين.
وذلك قد يؤدي إلى فقدان الشغف بين الموظفين وتراجع الأداء. لذلك، فمن المهم إدارة شؤونهم وتشجيعهم على العمل وتقديم الحوافز لمن يؤدي عمله بجد.
إضافةً إلى اتخاذ الإجراءات اللازمة لتخفيف الضغوط النفسية عنهم أثناء فترات زيادة المهام وغياب بعض الموظفين والانتقال من خطوة لأخرى ضمن خطوات المشروع الناجح.
تعد هذه المهارة مهمةً للجميع وليس للمديرين فقط، فعندما تريد أداء عمل ما، سواء أكان عملًا مهنيًا أم دراسيًا أم حتى نشاطًا ترفيهيًا، عليك بالالتزام بالوقت المحدد الذي لديك لإتمامه.
وذلك بالطبع له أهمية خاصة في إدارة المشاريع، ويساعدك في ذلك إنشاء هيكلية تقسيم العمل (Work breakdown structure - WBS)، وهو جدول تقسم فيه المهام إلى جزيئات صغيرة وتحدد المهام والجزيئات التي يجب إنجازها أولًا بناءً على الأولوية.
ومن المهم أيضًا تحديد الموظفين الذين سيقومون بكل مهمة بناءً على مهاراتهم، ووضع مواعيد لهم لإنجاز المهام وتسليمها بما يتناسب مع قدراتهم ومع الوقت المحدد لتنفيذ المشروع.
قد يواجه المدير مواقف تتطلب منه التفاوض مع المورّدين أو الموزعين أو غيرهم، فمن المهم أن يتحلى بالمهارات اللازمة للتفاوض لتحقيق كثير من خطوات المشروع الناجح.
وذلك يتطلب استخدام أساليب النقاش الفعّالة وطرق الإقناع اللازمة للوصول إلى حلول ترضي جميع أطراف التفاوض.
المصادر: